改變企業基因從會議革命開始
推廣小組 | 2003/11/03 03:04
《天下雜誌》這一期有一篇非常值得一讀的報導，以下是它的部份摘要：
(作者：陳雅慧 2003.11.1/第286期)
全球化愈演愈烈，開會成為企業效率的新指標。從IBM到3M、從寶僑到震旦行，世界各地正掀起會議革命。有些企業甚至將會議方法視為機密、競爭利器。日產汽車更因為會議革新，三年創下300億日圓的效果。但企業要如何速會、速決，做有效決策？個人的創意如何不被扼殺，展現最佳績效？每個人都在開會，但如何才能開好會？
開會決定競爭力
開會，表面上是企業經營中，一件微不足道的小事，但影響卻十分深遠。在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，更決定了公司的競爭優勢。愈有競爭力的跨國公司，對會議要求愈精確。卓越的經營能力在掌控會議的細節中表露無遺。未來，會開不好的公司，註定是輸家。因此，全世界的企業都悄悄地展開了會議革命。
全球化促進會議變革
推動會議革命背後的重要動能，首先來自全球化競爭下成本和效率的考量。現代企業組織形態以任務導向、隨時組成的跨部門團隊為主，知識經濟的體系下，每個人必須靠溝通分享，才能提升士氣，合作才有效率。因此會議愈來愈多、愈來愈重要。會議佔據了企業活動絕大部份的精華時間，因此，誰能讓會議發揮最大的效益，誰就是贏家。台灣人工作時數全世界最長，如何能把會議時間省下，或發揮更大效益，對台灣企業更顯得重要。超競爭的微利時代，開沒有效率的會，企業將愈來愈負擔不起。
分秒都是會議成本
日本的豐田汽車也開始在會議室的海報上大大地提醒，「會議成本=人數×時間×薪資單價」。豐田的人事部計算，年收入1000萬日圓的員工一小時薪資單價是5000日圓，把愈多愈資深的員工聚集開會愈久，公司要付的代價就愈高。
美商宏智人力資源顧問公司（DDI）甚至計算會議的投資報酬率。宏智事業發展處處長彭智彬精算，假如會議的成本花五個主管半個工作天的時間，這些加總起來的成本和這個會議決策創造出來的效益相比，就是會議報酬率。譬如，會議決議讓產品上市快了一個月，增加了一個月的營業額，就是這個會議的效益。開了一個沒有任何決議的會議，效益就是零。「假如會議效益小於會議成本，或者都是零效益，開會有何意義？」彭智彬問。
各地紛紛開啟變革
在日本，企業風起雲湧地開始改革會議，提升企業競爭力。專攻教育理論和溝通學的著名學者齊藤孝去年中出版了《會議革命》一書，引起日本全國熱烈反應。齊藤孝指出，日本連續十多年陷入不景氣，並不是日本人不思檢討，反而可能是因為認真尋找問題的方法——「會議」，出了問題。
主導全球化的美國企業界，也愈來愈重視會議的革新。以創新能力倍受推崇的美國3M公司，一九九九年時成立了會議網路部門，專門協助其他部門提升會議效率，部門的領導人是貝格曼。貝格曼是人類學家，也當過英特爾的研發工程師。現在，這個部門因為業務成長快速，已獨立成為一家顧問公司，協助其他公司或個人，開一個成功的會議。
從CEO開始革命
會議革命就如同組織再造，踏出第一步要靠領導者的決心。領導者展現了改革會議的決心，接下來要有參與者的配合，才能開一個成功的會議。麥肯錫管理顧問公司甚至明確宣示，每一名員工都有「表達不同意見的義務」。「平常主管就會觀察你在會議中表達意見的情況，這會列入考績，」副董事林紹婷說。
未來企業經營的環境面臨很大的挑戰，會議的革命也不會停止，只會如野火燎原般燃燒。
你的公司會開會嗎？這不是一個容易回答的問題，卻是關係到未來的一個制勝關鍵。
(摘自《天下雜誌》286期─92年11月1日出刊)
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